Organiser un concours – Sporting Detection Dogs Association

Organiser un concours

Organiser un concours sanctionné par l’ACDS est extrêmement gratifiant, mais c’est aussi une énorme responsabilité. L’ACDS et les concurrents veulent être certains que votre concours soit juste, bien organisé et amusant. Voici quelques lignes directrices pour bien organiser un concours.

Avant d’organiser un concours, considérez ces trois suggestions pour vous aider à vous préparer. Elles ne sont pas obligatoires mais seront très utiles.

Faites du bénévolat lors d’un concours ou d’un match amical afin de voir le déroulement et les procédures par vous-même.
Compétitionnez avec votre/vos propre(s) chien(s) à plusieurs endroits et sous plusieurs juges.
Organisez au moins un test d’odeur désigné (TOD) ou un événement amical à titre d’entraînement.

Notez que vous devez être inscrit comme membre en règle pour organiser un concours.

Exigences relatives à l’organisation d’un concours (lieu, juge, approbation)

Familiarisez-vous avec les exigences énoncées dans le Livre des principaux règlements en ce qui concerne l’horaire, le matériel nécessaire, les aires de recherche requises et le traitement des odeurs. Vous trouverez ces informations dans la section Directives générales pour les concours.
Un concours de l’ACDS offre n’importe quel(s) niveau(x) dans une période de 12 heures ou moins et a un numéro de concours unique. Un évènement de concours est deux concours ou plus qui ont lieu le même jour ou sur des jours consécutifs.
Trouvez un lieu pour le concours qui convienne aux niveaux ou aux jeux que vous souhaitez proposer. Vous pouvez le décrire à l’ACDS dans votre formulaire de demande, mais il peut être utile de le faire examiner au préalable pour que la procédure de demande se déroule sans problème.
Contactez un juge (voir la page Contactez-nous sur ce site) et déterminez sa disponibilité. Le juge peut vous poser des questions concernant votre site, les niveaux offerts et le matériel nécessaire.
Si vous organisez un concours de niveau excellent et/ou élite, assurez-vous que votre juge potentiel soit qualifié pour juger ce niveau.
Veuillez noter que les hôtes ne peuvent engager le même juge que deux fois avant d’être obligés d’utiliser un autre juge pour leur prochain évènement.
Envoyez votre demande un minimum de six à huit semaines à l’avance, plus tôt si possible, afin d’avoir le temps de résoudre tout problème, de préparer le programme officiel et de promouvoir l’événement. Il se peut également que votre date entre en conflit avec un autre concours déjà approuvé dans votre région, auquel cas vous devrez trouver une autre date.
Une fois que vous avez déterminé le nombre probable d’inscriptions que vous recevrez, contactez Kathy Shaw ou allez sur la page des formulaires de l’ACDS pour obtenir un formulaire de commande de fournitures de concours afin de commander vos rubans Q et vos feuilles de pointage. Il n’y a pas de frais pour ceux-ci. Nous vous recommandons de les commander au moins dix jours ouvrables à l’avance afin d’avoir le temps de vous les envoyer par la poste. Si la commande est passée trop près de la date du concours, des frais de livraison peuvent s’appliquer.
Les rosettes de titre peuvent également être achetés auprès de l’ACDS si vous le souhaitez, en contactant Kathy. Vous pouvez retourner les rosettes non utilisées, à la fin du concours et celles-ci ne vous seront pas facturées. Vous pouvez également acheter des rosettes de titre ou de placement auprès de votre propre fournisseur.
Téléchargez le cahier de travail (workbook) disponible sur la page des formulaires de ce site.
Les feuilles de pointage, les rubans Q et les rubans de titre peuvent être retournés après le concours, sauf si vous souhaitez les conserver pour un concours ultérieur.

De quoi d’autre avez-vous besoin pour organiser un concours de l’ACDS ?

Avoir obtenu l’approbation de l’ACDS en utilisant le formulaire de demande en ligne.
Si c’est votre premier concours, discutez avec votre juge et/ou le conseil d’administration de l’ACDS (par courriel à info@sportingdetectiondogs.ca) du matériel que vous avez et de ce que vous aurez besoin de vous procurer.
Un(e) secrétaire qui sera le contact principal pour les concurrents qui ont des questions à propos de votre concours. C’est aussi généralement la personne qui remplit les feuilles de pointage et fournit les feuilles triées au juge, il/elle doit donc être organisée et disponible pour répondre aux questions.
Des bénévoles ou du personnel pour s’occuper de l’inscription, de l’accès aux aires de recherche, du chronométrage, d’assister le juge, de l’administration et du pointage, ainsi que d’autres rôles au besoin.
Une fois approuvé par l’ACDS, un programme officiel sera envoyé aux membres en règle. Trois jours après cette notification, vous pourrez le rendre disponible par courriel, sur votre site Web ou dans les médias sociaux.
Suffisamment de chiens dans votre région qui soient prêts pour le concours. Par expérience, nous avons constaté qu’un maximum de 75 à 100 composantes peuvent être jugées par jour, dépendamment des niveaux ou des jeux que vous proposez. Les juges peuvent également imposer des limites.
Quel que soit le nombre d’inscriptions potentielles, veuillez limiter la tâche de chaque juge à un maximum de 8 heures, repas et pauses compris.

Que faire si je dois apporter un changement à un concours ?

Si le programme officiel a déjà été envoyé et que vous devez y apporter des modifications, vous devez en informer toutes les personnes inscrites au concours et leur proposer un remboursement si ces modifications les affectent. N’oubliez pas qu’un changement mineur pour une personne peut ne pas être mineur pour une autre.
Vous devez également informer le/la secrétaire de l’ACDS et lui faire parvenir le programme révisé afin que le nouveau lien puisse être affiché sur le site Web.

Autres conseils utiles

Assurez-vous d’avoir plus de matériel nécessaire que pas assez; des stylos, aux contenants en passant par les véhicules… Le matériel nécessaire peut être endommagé, perdu ou contaminé, alors soyez prêt à toute éventualité.
Lorsque vous sortez vos contenants de leur lieu d’entreposage ou de votre véhicule ou si vous les déplacez, assurez-vous à 100% qu’aucun contenant, boite ou objet… ayant été en contact avec une odeur cible, ne soit placé avec ou près de vos contenants propres. Même les odeurs résiduelles peuvent se transférer facilement aux objets situés à proximité.
Les récipients d’odeur (y compris les couvercles) doivent être neufs (jamais utilisés) ou n’avoir contenu que des odeurs officielles.
Veuillez avoir suffisamment de récipients propres pour contenir les distractions et les échantillons d’odeur. Fournissez-les si possible dans leur emballage d’origine afin que le juge n’ait pas à se demander s’ils ont été mal entreposés ou contaminés d’une autre manière. Veuillez fournir un nombre suffisant de cotons-tiges, tampons ou boules de coton qui n’auront pas été contaminés ni entreposés près d’une odeur.
Ayez un neutraliseur d’odeur à portée de main au cas où une aire de recherche devenait contaminée par un chien qui aurait un accident, par de la nourriture échappée par un compétiteur ou par un recipient d’odeur ouvert ou renversé.
Les feuilles de pointage officielles sont fournies par l’ACDS. Préparez-les à l’avance avec les noms et les informations d’alertes. Cela semble évident, mais peut être laborieux, alors prévoyez suffisamment de temps pour le faire. Ayez suffisamment de feuilles pour les remplacer en cas de changement de niveau ou si elles ont été endommagées.
L’hôte ou le juge observateur peut télécharger les feuilles de pointage à partir du site web ou faire des copies des feuilles officielles. Il n’est pas de la responsabilité du juge de les fournir.
Veillez à ce que vos aires de recherche soient aussi propres et sécuritaires que possible. En particulier pour les équipes débutantes, lavez vos véhicules et nettoyez soigneusement tout accident.
Si votre concours se déroule dans un centre d’entraînement, évitez d’utiliser les mêmes aires de recherche pour l’entraînement, au moins une semaine avant votre concours.
Délimitez les aires de votre site qui ne doivent pas être accessibles aux concurrents avant ou pendant le concours. Indiquez clairement les endroits où ils peuvent aller. Les concurrents ne devraient pas avoir à deviner où ils peuvent faire faire les besoins à leur chien ou découvrir qu’ils sont accidentellement entrés dans une aire de recherche extérieure.
Dans la mesure du possible, empêchez les chiens ou les chats en liberté de pénétrer dans l’emplacement du concours. Si c’est impossible, installez une barrière visuelle.
Assurez-vous d’avoir suffisamment d’aide. Offrez un lieu de travail calme et tranquille à votre secrétaire. Des chronométreurs, coureurs (pour appeler les équipes si nécessaire et récupérer les feuilles de pointage remplies) et préposés, préparés et attentionnés peuvent faire ou défaire l’expérience du concours pour les concurrents.
Demandez de l’aide ou des conseils si vous en avez besoin. Le conseil d’administration de l’ACDS sera très heureux de clarifier quoi que ce soit ou de suggérer des options pour s’assurer que votre concours soit une expérience formidable pour tous.

Coûts

50$ par jour de concours avec votre demande.
Pour le juge : minimum de 200$ par jour ou 3$ par composantes régulières et 2$ par jeux jugés, selon le montant le plus élevé. Un formulaire de dépenses du juge peut être téléchargé sur notre page de formulaires de l’ACDS.
Frais de déplacement du ou des juges (.58$/km si le voyage se fait en voiture).
Dépenses effectuées par le juge qui sont directement liées au concours (hôtel, repas, etc.).
Hospitalité pour le(s) juge(s) et les bénévoles.
Matériel pour le concours (planchettes à pince, stylos, sacs à crottes, etc.).
Location des lieux (le cas échéant).
Assurance (si elle n’est pas déjà incluse dans votre police d’assurance).
Rubans/rosettes et/ou prix, si vous décidez d’en offrir.
5$ par composante (chaque chien dans chaque composante pour les niveaux débutant, avancé et excellent) et jeux à l’ACDS une fois le concours terminé.
10$ par chien pour le niveau élite à l’ACDS une fois le concours terminé.

Après votre concours

Envoyez votre cahier de travail (workbook) rempli (et soigneusement révisé) par courriel à Eric@SportingDetectionDogs.ca.
Les feuilles de pointage peuvent être envoyées par la poste au secrétaire de l’ACDS, a/s Norm Dressler, 6400 Glen Knolls Drive, Ottawa, ON K1C 2X2 ou numérisées et envoyées par courriel à Norm@SportingDetectionDogs.ca.
Transférer les frais de councours par voie électronique à Stacey@SportingDetectionDogs.ca ou utiliser le WebStore pour payer les frais du concours.
Retournez tout le matériel nécessaire inutilisé au trésorier de la SDDA, a/s de Stacey Shaw, 11 Patrick Drive, Barrie, ON L4N 5Z1, à moins que vous ne souhaitiez le conserver pour de futurs concours.

Subventions

Occasionnellement, l’ACDS offre des subventions aux hôtes de concours. Allez sur notre page de formulaires pour vérifier si des subventions sont disponibles et pour télécharger un formulaire de demande.